La prima nota è il motore di inserimento dei dati contabili. L'interfaccia di GIS Azi si predispone in funzione della causale o della tipologia di registrazione selezionata. Il saldo del conto è sempre in linea. Il protocollo viene assegnato alla chiusura della registrazione con una gestione separata della numerazione tra protocollo e fatture anche per le fatture di vendita.

In fase di registrazione è possibile indicare il pagamento contestuale, anche parziale della fattura. Tutte le registrazioni possono essere ricercate tramite una immediata rappresentazione ad albero con criteri di ricerca per data, per tipo di operazione, per registro ecc.

La procedura gestisce automaticamente tutti gli adempimenti Iva, dalla comunicazione delle variazioni (moduli AA7/AA9) alla comunicazione, alla dichiarazione Iva annuale agli invii telematici.

I saldi progressivi (Iva, contabili ecc.) sono aggiornati in tempo reale a seguito di ogni registrazione, senza nessuna necessità di elaborazioni preventive, compresa la delega F24. I codici Iva sono completamente personalizzabili da parte dell'utente.

La contabilità di GIS Azi gestisce il piano dei conti a più livelli per permettere la scelta della struttura più adatta alla tipologia di attività. Il piano dei conti viene fornito, documentato e manutenuto direttamente dal produttore. Può comunque essere integrato dall'utente senza per questo perdere i collegamenti predisposti per garantire i seguenti automatismi:

• Compilazione automatica dei quadri di attività d'impresa e/o di lavoro autonomo in fase di dichiarazione dei redditi;
• Riclassificazione automatica dei conti secondo gli schemi della IV Direttiva CEE e compilazione della Nota Integrativa;
• Alimentazione automatica degli studi di settore;
• Calcolo automatico per la definizione delle società di comodo.

GIS Azi gestisce i cespiti secondo i principi generali che regolano l'intera procedura: anagrafica unica, integrazione delle informazioni e automazione delle operazioni. La gestione copre tutte le fasi di vita di un cespite, automatizzando ogni singola operazione contabile: acquisto e registrazione nel libro cespiti, manutenzioni, ammortamenti (civilistico e fiscale), rivalutazioni, svalutazioni, cessioni e calcolo delle minus/plusvalenze.

Tutte le schede clienti e fornitori sono gestite con la modalità a partite aperte così da permettere l'evidenziazione di crediti e debiti in maniera analitica e gestire le operazioni con riferimento alla singola partita. L'operatività a partite aperte è completata con la gestione del portafoglio e dello scadenziario.

GIS Azi permette la gestione della contabilità per centri di costo e l'impostazione di regole di ribaltamento automatico: con la semplice indicazione dei centri di costo è possibile attivare in prima nota l'inserimento delle registrazioni di contabilità analitica.

GIS Azi permette la gestione dei preventivi a cliente o da fornitore che, se confermati, possono generare di fatto un impegno da cliente o una proposta d'ordine a fornitore. Qualsiasi preventivo può essere velocemente richiamato e tramutato automaticamente in un documento di vendita.

Il modulo fatturazione permette la gestione di tutte le casistiche connesse all'elaborazione e stampa dei documenti di vendita aziendali, comprendendo sia i documenti previsti dalla normativa fiscale vigente (bolle, fatture, ricevute fiscali ecc.) che quelli generici quali buoni di consegna, fatture pro-forma ecc. Sulle righe di qualsiasi documento è sempre possibile consultare lo storico dei prezzi preventivati o praticati. Dai documenti di vendita è sempre possibile risalire a ritroso ai relativi impegni.

Ulteriori funzioni del modulo bolle e fatture:

• Registrazione automatica in Prima nota della fattura emessa contestuale all'emissione della stessa;
• Gestione kit;
• Gestione contratti.

Per gli operatori, professionisti e aziende, che fatturano canoni periodici di manutenzione di impianti, servizi di assistenza ecc., GIS Azi è dotato di uno specifico modulo per la gestione dei contratti che prevedono una fatturazione periodica riccorrente. Un pannello dedicato permette la fatturazione singola o massiva dei contratti caricati, la gestione di informazioni anagrafiche aggiuntive, delle provvigioni e la storicizzazione delle informazioni. Le stampe di controllo e i report statistici consentono l'analisi degli scostamenti tra i diversi esercizi.

Per l’archiviazione delle fatture elettroniche è disponibile sia una soluzione di archiviazione conservativa presso l’azienda cliente (tramite il programma Business File) che un servizio web per la conservazione online.

GIS Azi è stato realizzato per dare una risposta a tutte le esigenze aziendali in materia di provvigioni, permettendo di gestire diverse modalità di calcolo, in funzione dell'agente, del cliente o dell'articolo.

La percentuale di provvigione utilizzata in fase di emissione documenti può essere condizionata con sconti in funzione di una serie di regole impostabili dall'utente.

Un efficace strumento di analisi delle vendite e degli acquisti aziendali permette di tenere sempre sotto controllo l'andamento della gestione.

La procedura comprende modelli statistici predefiniti personalizzabili in pochi passaggi dall'utente per impostare i report utili alle proprie valutazioni.

Il modulo di gestione delle statistiche si integra con gli strumenti di produttività individuale consentendo l'esportazione dei dati elaborati in formato .xls.

La gestione dei listini di vendita permette di definire i prezzi base con relativa data di inizio e fine validità e scaglioni a quantità. I prezzi possono essere in valuta e, tramite la gestione dei contratti, possono essere resi specifici per singoli clienti o fornitori.

E' possibile gestire le promozioni per periodi circoscritti. La creazione e la variazione dei listini di vendita può essere eseguita automaticamente in base ai parametri definiti dall'utente. Aggiornamento automatico dei listini fornitore.

La gestione del magazzino è impostata su più depositi destinati ad accogliere merce di proprietà o altrui nel caso di conto lavorazione o conto deposito. La gestione è guidata da causali predefinite che determinano la movimentazione degli articoli e l'aggiornamento dei valori progressivi. E' comunque possibile definire ulteriori causali da parte dell'utente. GIS Azi gestisce le scorte di magazzino con proposta automatica di riordino.

GIS Azi consente di avere sempre disponibili tutte le principali stampe della situazione del magazzino:

• Tracciabilità dei lotti
• Movimentazione dell'articolo di magazzino
• Situazione scorte di magazzino
• Giornale di magazzino
• Inventario di magazzino con valorizzazione in base ai più comuni criteri
• Inventario fisico di magazzino a data con generazione automatica dei movimenti di rettifica

GIS Azi consente di gestire l'insieme dei dati, sia quantitativi che di valore, necessari per il controllo della creazione di un prodotto finito e/o di un semilavorato. La distinta può essere esplosa su un numero praticamente illimitato di livelli. La valorizzazione della distinta avviene utilizzando sia i centri di costo che i diversi valori di magazzino.

• Gestione della data di inizio e fine validità e della relativa distinta alternativa;
• Gestione delle revisioni;
• Gestione dell'articolo jolly;
• Gestione degli sfridi di produzione;
• Stampa del fabbisogno di produzione;
• Lancio della produzione con aggiornamento automatico dei magazzini.